LE NEWSLETTER. Opt-in & Opt-out

La newsletter è uno strumento di comunicazione largamente utilizzato per informare e coinvolgere pubblici selezionati. Le caratteristiche principali sono: sintesi, attualità delle informazioni trasmesse, comunicazione di promozioni ed eventi, invito al dialogo.

Per questo si tratta di comunicazioni sintetiche che danno ampio spazio alle immagini per stimolare l’interesse e memorizzazione dei messaggi. Da un punto di vista tecnico ci sono vari elementi da considerare: la newsletter deve avere una periodicità di invio ben definita, una grafica coerente e dei tasti di interazione che agevolino il feedback (ovvero la risposta di chi la riceve).

Posto che è fondamentale che siano ben scritte, secondo le regole illustrate, prima di avviare gli invii bisogna concentrarsi sulla selezione dei destinatari.

Che l’invito a iscriversi alla newsletter sia pubblicato in un sito, in un blog, su materiale pubblicitario o attraverso i social dipende dalle strategie di comunicazione e dagli obiettivi aziendali. In ogni caso per poter definire forma e contenuti di una newsletter bisogna conoscere linguaggio e interessi dei destinatari.

Si procederà quindi alla selezione del pubblico (o dei pubblici) destinatari studiandone caratteristiche, interessi, linguaggio e abitudini. Questo purtroppo la maggior parte delle volte non accade. Motivo per cui tanti tra noi si ritrovano a ricevere email non desiderate o, peggio ancora, spam da eliminare per non correre rischi di virus. La perdita di tempo e il disappunto per aver ricevuto comunicazioni non richieste ci porta inevitabilmente a sviluppare un atteggiamento ostile nei confronti di prodotti e aziende, esattamente l’opposto dell’effetto desiderato da chi invia le newsletter.

Dietro a questo però c’è dell’altro da sapere e capire. Lo dico da un punto di vista tecnico.

Un’organizzazione che desidera avviare e gestire operazioni di emailing deve scegliere tra diverse modalità, da sole o in combinazione, per ottenere il consenso dei destinatari a ricevere la newsletter:

* OPT-IN ovvero la richiesta di iscrizione alla newsletter, operazione che consiste nell’autorizzazione a ricevere comunicazioni all’indirizzo email contestuale alla comunicazione dei propri dati in fase di registrazione;

* OPT-OUT ovvero l’inserimento in email di un “tasto” per richiedere la cancellazione del proprio indirizzo email e di altri eventuali dati nel caso non si desideri ricevere più la newsletter;

* CONFIRMED OPT-IN ovvero la “doppia autorizzazione preventiva”, un meccanismo che garantisce la volontà del destinatario di ricevere la newsletter.

Le newsletter serie vengono inviate sempre sia con il confirmed opt-in che con l’opt-out. Tutte le altre modalità possono comportare rischi per l’utente e, in ogni caso, dimostrano che il mittente non assume un atteggiamento serio e corretto per gestire le proprie comunicazioni.

Dal punto di vista dell’utente il meccanismo è così semplificato: dopo aver letto come verranno trattati i nostri dati, ci iscriviamo alla newsletter (opt-in), riceviamo un’email con richiesta di conferma dei dati (doubleopt-in), rispondiamo positivamente alla richiesta e iniziamo a ricevere la newsletter. In ogni comunicazione dovrà risultare la possibilità di richiesta di cancellazione dei dati per rinunciare all’iscrizione alla newsletter (opt-out).

Occupiamoci ora delle newsletter gestite in altro modo, ovvero di quelle che prevedono l’utilizzo parziale delle modalità illustrate.

Ovvio che chi invia la newsletter utilizzando solo l’opt-out raggiungere più persone, ma questo è contrario alla normativa vigente in tema di privacy. Non solo, ma attenzione perché spesso la ricezione di newsletter senza iscrizione preventiva espone al pericolo di virus informatici. Infatti capita spesso che l’opt-out sia collegato a link esterni che possono infettare il nostro computer o concedere inconsapevolmente autorizzazioni agli sconosciuti. Quindi il consiglio è di non cliccare su link in newsletter alle quali non ci si è iscritti consapevolmente, anche se i link sono per richiedere il blocco dell’iscrizione. Ci sono altri metodi sicuri per gestire queste situazione e non farci disturbare più con newsletter non desiderate.

Ultima ipotesi è quella del solo opt-in. Il vantaggio di questo meccanismo semplificato è che, oltre a rispettare la normativa privacy poiché vi è un consenso preventivo informato da parte dell’utente, si può raggiungere un pubblico decisamente più ampio. Ma il rischio che si corre è l’indirizzo email sia stato inserito in modo erroneo o da altri rispetto al titolare della casella postale. Con la conseguenza che non si può così avere la certezza che il destinatario desideri davvero ricevere l’email. In ogni caso la presenza di opt-out permette a chi riceve di richiedere la cancellazione dei propri dati.

Personalmente sono a favore della combinazione double opt-in + opt-out perché ritengo che in ottica strategica sia importante costruire un dialogo positivo con i clienti e i consumatori, basato su fiducia e rispetto reciproco. E ricordiamo che per tutte le comunicazioni aziendali bisogna essere a conoscenza di cosa si può e cosa non si può fare in base alla normativa vigente.

 

© Stefania Chionna 2021

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